¿Qué es un Data Room?

Data Room es un término usado originalmente en la difusión de documentación de empresas que van a ser vendidas. Esta terminología se está empleando para difundir, adelantadamente, planes de obras, procesos de licitaciones de obras públicas…

«En julio estamos haciendo un data room y en octubre tenemos previsto poner a disposición los pliegos de licitación. Serán 70 mil millones de pesos en cuatro años», precisó el funcionario en declaraciones a la prensa.

Dijo el Ministro Dietrich

Las organizaciones, en algunas etapas de su crecimiento o madurez, realizan transacciones en las que han de compartir una gran cantidad de documentación con diferentes partes (por ejemplo durante el proceso de Due Diligence o cuando una empresa va a salir a la venta). En este caso, se requiere del uso de un data room.

Data Room Tradicional, papel y sala de reuniones.

Hasta hace relativamente poco, se utilizaban normalmente salas de datos físicas – data room físicos. Se trata de salas monitorizadas en las que se encuentran los documentos físicos, normalmente situadas en las oficinas de la organización o de sus abogados, donde tanto las diferentes partes como sus asesores acuden con el objetivo de inspeccionar los documentos. Esto requiere que tanto las personas como los documentos físicos – en el caso de que quiera incluirse nueva documentación o nuevas versiones de un documento – tengan que desplazarse hasta la sala. Normalmente, las partes involucradas en este tipo de procesos proceden de diferentes regiones e incluso países, por lo que el coste total de dar acceso a  todos los participantes en cada transacción llega a ser realmente alto.